Ou comment délocaliser le centre des congrès européen
Du 1er janvier au 30 juin 2022, la France assure la présidence tournante du Conseil de l’Union européenne. Pour parler politique agricole commune, tourisme durable et transition énergétique, l’Assemblée Nationale a fait le pari de délocaliser cette conférence réunissant une centaine de parlementaires venus des quatre coins de l’Europe hors les murs de l’institution, et d’en confier l’organisation à un prestataire extérieur.
Tout commence par un appel d’offre
Sur 8 rencontres interparlementaires réunissant des membres des parlements nationaux pour débattre de sujets politiques d’actualité, 2 ont été délocalisées en province, à Toulouse et dans la région Centre-Val de Loire. Compte tenu de l’importance du projet, l’Assemblée Nationale a lancé un appel d’offre intitulé « Prestations événementielles liées à la Présidence Française de l’Union européenne » (PFUE), auquel Atmosphère a choisi de répondre.
C’est tout naturellement le pôle événementiel qui a pris le dossier en main, un cahier des charges de 32 pages qu’il a fallu décortiquer méthodiquement pour évaluer les prestataires à solliciter et commencer à établir un budget conforme à l’enveloppe allouée pour l’organisation de ce déplacement en 2 étapes : une soirée d’ouverture de la conférence avec visite suivie d’une journée de débats pour 200 personnalités.
Un ambitieux dossier technique
Déplacement, accueil, sécurité, moyens techniques, restauration… la liste des prestations à mettre en oeuvre avait de quoi impressionner. Le premier enjeu consistait à trouver des sites de réception en résonance avec les sujets annoncés : protection du patrimoine naturel et culturel, tourisme durable, aménagement du territoire et rayonnement économique.
Une parfaite connaissance du territoire concerné, la capacité à organiser un repérage express sur place, une bonne dose d’audace ont permis à l’agence de proposer une réponse atypique et inattendue, à la hauteur du défi proposé par l’Assemblée Nationale.
Un vrai coup de coeur
C’est ce qui a conduit Atmosphère à séduire les commanditaires de ce déplacement. Le Clos-Lucé, demeure de Léonard de Vinci, avait cette dimension européenne qui collait parfaitement à l’événement, alors que la Grange de Meslay, édifice classé Monument historique du XIIIème siècle et préféré à Chambord, offrait ses poutres multicentenaires pour se transformer en centre des congrès européen.
Pas moins d’une quarantaine de personnes ont été mobilisées pour réaliser cet événement hors normes : près de 400 repas à servir, des voitures de TGV privatisées avec accueil en gare, 10 caméras et autant d’écrans grand format, 10 totems lumière faisant écho aux poteaux en chêne, 14 cabines de traduction, 2 portiques de sécurité assortis de 2 tunnels à bagages… Ces lieux chargés d’histoire faisaient la synthèse entre un hall d’aéroport et les coulisses d’une compétition sportive internationale.
Un final grandiose
Chaque prestataire a su jouer sa partition à la perfection, la météo clémente du Val de Loire apportant sa touche finale en ce premier jour de printemps.
Organisateurs et intervenants ont salué l’organisation sans faille qui a fait de ce déplacement un succès venant clôturer cette série de rencontres interparlementaires dans le cadre de la Présidence Française de l’Union européenne.
